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Le casse-tête de la gestion des licences logicielles

Par LG le 29/12/2017


Garder un aperçu global du parc de licences

«Il existe des logiciels spécialisés dans l’organisation et l’optimisation du parc de licences, permettant […] d’éviter des irrégularités et favoriser un usage optimal. Toutefois, leur mise en fonction peut dissuader les entreprises ne possédant pas les compétences nécessaires». Vanessa Boyer, spécialiste Software Licensing chez Fujitsu Luxembourg, revient sur l’importance d’utiliser un outil de gestion de licence.

 

 

Quels sont les défis liés aux licences et à leur gestion pour les sociétés?

La démultiplication des éditeurs, des softwares, des contrats et types de licences; souscriptions annuelles, abonnements mensuels, services Cloud et assurances… complexifient les méthodes d’acquisition et de renouvellement de ces produits dématérialisés tout comme la tenue d’un inventaire à jour et conforme aux règles contractuelles.

De plus, certains fournisseurs modifient régulièrement leurs termes et conditions d’utilisation, d’où l’importance d’être en mesure de garder un aperçu global du parc de licences. C’est là le rôle d’un expert en licences qui pourra surveiller ces évolutions et proposer des services d’optimisation de façon proactive, ou l’utilisation d’un outil de gestion afin de gérer au mieux les coûts CAPEX et OPEX.

 

Pourquoi utiliser un outil de gestion des licences?

Les divers processus de gestion manuelle, étant chronophages, sont la plupart du temps inexistants; d’où l’intérêt d’utiliser un outil qui permet automatiquement de vérifier et récolter les informations en fonction d’un ensemble de critères préétablis et surveillés en temps réel, c’est un gain de temps conséquent pour l’opérateur, le gestionnaire, les services de support mais aussi les services financiers.

On peut en effet paramétrer différents profils utilisateurs adaptés pour chaque logiciel déployé, téléchargeables via un portail libre-service, mais aussi désinstaller automatiquement ceux qui ne sont plus utilisés depuis une période définie. Ce qui permet d’automatiser les départs et arrivées de collaborateurs en réassignant les licences.

De plus, l’outil permet de cibler spécifiquement les applications dont le prix est le plus élevé ou celles dont les contrats sont les plus complexes à renégocier pour obtenir des économies conséquentes. Enfin, une gestion adaptée et automatique permet également d’éviter les risques induits.

 

Quels sont les risques encourus résultant d’une mauvaise administration?

Ils sont d’abord financiers. Les fournisseurs peuvent pratiquer des audits de conformité aléatoirement et sont légalement en mesure d’appliquer de fortes pénalités en cas de non-respect des diverses règles contractuelles, pouvant atteindre jusqu’à plusieurs millions d’euros.

Mais le risque est également technique. En effet, le support d’incidents et la mise à disposition de patches correctifs ou de sécurité ne sont assurés par les éditeurs qu’en cas de respect des clauses du contrat et de sa prorogation. Dès lors, les sociétés défaillantes n’auraient pour seul recours que la réacquisition des licences ou des maintenances concernées majorées de frais de régularisation.

 

Comment bien gérer ses licences?

Les éditeurs majeurs mettent à disposition sur leur portail client des outils souvent trop approximatifs et donc insuffisants à la gestion complète de toutes les licences possédées par l’entreprise.

Il existe cependant des logiciels spécialisés dans l’organisation et l’optimisation du parc de licences, permettant des actions proactives, afin d’éviter des irrégularités et favoriser un usage optimal. Toutefois, leur mise en fonction peut dissuader les entreprises ne possédant pas les compétences nécessaires. C’est le plus souvent un choix d’urgence que font les sociétés face à un audit annoncé.

La solution la plus généralement choisie est de s’adresser directement à un gestionnaire de licences. Fujitsu Luxembourg a des spécialistes dédiés, qui pourront apporter des services «SAM» (Software Asset Management), s’occupant alors de gérer les contrats existants et nouveaux, le renouvellement du support associé et peuvent faire bénéficier de leur expertise dans les négociations auprès des différents fournisseurs afin de garantir l’optimisation financière et certifier la conformité entre les parties.

Par LG le 29/12/2017